শুরু করার আগে
- কাকে আর কেন email পাঠাবেন, তা ঠিক করুন।
- সঠিক ঘটনা, আপনি কী করতে পারবেন আর এরপর কী হবে তা লিখুন।
- আসল ব্যক্তিগত তথ্যের বদলে [নাম] বা [order number] ব্যবহার করুন।
লেখার আগে চারটি বিষয় ঠিক করুন
কাকে লিখছেন, কেন লিখছেন, কোন তথ্য রাখবেন আর যিনি পড়বেন তাঁকে কী করতে বলবেন—এগুলো আগে লিখে নিন। উদাহরণে আসল নাম বা order number না দিয়ে [customer] বা [order number] ব্যবহার করতে পারেন। অনুমতি ছাড়া কারও private message বা অফিসের গোপন তথ্য upload করবেন না।
কী ধরনের email চান তা বলুন
শুধু “ভালো email লিখুন” বলবেন না। পরিস্থিতি ও tone জানান। ধরুন, customer delivery update চেয়েছেন, কিন্তু তারিখ এখনো নিশ্চিত নয়। Prompt-এ বলুন, কোনো তারিখ বানানো যাবে না। সঙ্গে একটি পরিষ্কার subject line চান, যাতে email খুললেই বিষয়টি বোঝা যায়।
দরকার হলে লেখা ছোট করুন
লম্বা ভূমিকা থাকলে প্রথমেই মূল কথা লিখতে বলুন। প্রতি paragraph-এ একটি বিষয় রাখুন। যেমন, “আরও ভদ্রভাবে লিখুন, তবে ১০০ শব্দের মধ্যে রাখুন।” অন্য ভাষায় email লিখলে মূল অর্থ বদলেছে কি না দেখুন। এমন কোনো কথা আছে কি না দেখুন, যা আপনি আসলে বলতে চাননি।
Send করার আগে নিজে পড়ুন
Email address, নাম, order number, date ও attachment ঠিক আছে কি না দেখুন। আপনার পক্ষে নতুন কোনো প্রতিশ্রুতি যোগ হয়েছে কি না মিলিয়ে নিন। পাঠক কী করবেন, সেটাও পরিষ্কার থাকা দরকার। AI-এর খসড়া কপি করলেই email পাঠানো হয় না; নিজের email app-এ বসিয়ে দেখে তারপর Send করুন।
এবার ধাপে ধাপে কাজটি করুন
ঘটনা বুঝিয়ে খসড়া চান
ধরুন, courier থেকে update এখনো আসেনি। Customer-কে বলতে চান, নিশ্চিত খবর পেলেই জানাবেন। এই তথ্য দিয়ে email লিখতে বলুন। কোনো delivery date নিশ্চিত না হলে সেটি যোগ করা যাবে না, prompt-এ পরিষ্কার করুন।
প্রথমেই মূল কথা বলুন
Email-এর প্রথম বাক্যেই কেন লিখছেন বলুন। লম্বা ভূমিকা না দিলেও ভদ্রভাবে লেখা যায়। প্রথম খসড়া পড়ে মনে হলে শুধু মূল বিষয়ে আসতে বেশি সময় নিচ্ছে, শুরুটা ছোট করতে বলুন।
Customer-কে কী করতে হবে বলুন
উত্তর দেবেন, attachment দেখবেন নাকি আপাতত অপেক্ষা করবেন—যেটি দরকার স্পষ্ট করে লিখুন। অনেক অনুরোধ থাকলে ছোট list-এ সাজিয়ে নিন। পড়ার পর কী করতে হবে বুঝতে যেন আবার প্রশ্ন করতে না হয়।
পাঠানোর আগে check করুন
Email address, subject, নাম, attachment ও প্রতিশ্রুতি মিলিয়ে নিন। আপনার অজান্তে নতুন কোনো শর্ত বা তারিখ যোগ হয়েছে কি না দেখুন। খসড়া copy করার পর নিজের email app-এ বসিয়ে পড়ুন, তারপর Send করুন।
নিজের কাজের জন্য prompt-টি বদলে নিন
একজন customer-কে পাঠানোর জন্য ভদ্র বাংলা email-এর খসড়া লিখুন। পরিস্থিতি: [তথ্য]। কেন লিখছি: [উদ্দেশ্য]। ১২০ শব্দের মধ্যে রাখুন। একটি পরিষ্কার subject line দিন। অজানা নাম, date, দাম বা প্রতিশ্রুতি বানাবেন না। দরকার হলে [তথ্য দিন] লিখুন। শেষে customer-কে এরপর কী করতে হবে তা বলুন।
Email-টি ৮০ শব্দের মধ্যে করুন। নতুন প্রতিশ্রুতি বা নিশ্চিত নয় এমন delivery date যোগ করবেন না।
উদাহরণ হিসেবে দেখুন
Subject: আপনার order-এর delivery update [Customer-এর নাম], courier থেকে নতুন update পাওয়ার অপেক্ষায় আছি। নিশ্চিত তথ্য পেলেই আপনাকে জানাব। অপেক্ষা করার জন্য ধন্যবাদ।
এটি বোঝানোর জন্য দেওয়া উদাহরণ। আপনার তথ্য অনুযায়ী উত্তর বদলাবে।
শেষ করার আগে মিলিয়ে নিন
- যাঁকে পাঠাব, তাঁর নাম ও email address ঠিক আছে।
- কোনো অজানা date বানানো হয়নি।
- দরকারি attachment যোগ করেছি।
- নিজের email app-এ পড়ে তারপর পাঠাব।
Official guide ও দরকারি link
ChatGPT-এর ব্যবহারতথ্য দেখা হয়েছে: ৪ নভেম্বর ২০২৬। tool-এর menu, plan ও feature সময়ের সঙ্গে বদলাতে পারে। নিচের official link-এ সর্বশেষ তথ্য পাবেন।